Due diligence notariale par l’IA : préparer les contrôles sans déléguer la décision

La due diligence notariale consiste à vérifier qu’un dossier est suffisamment complet, cohérent et documenté avant qu’une décision ou la rédaction d’un acte assistée par IA engage l’étude. L’intelligence artificielle peut préparer cette revue lorsqu’elle travaille sur les pièces réellement détenues et montre la source de chaque constat.

Elle ne transforme pas un contrôle documentaire en décision juridique automatique. Le rôle du notaire reste d’authentifier, de sécuriser l’opération et de conseiller les parties.

Mibba est le collaborateur numérique de l’étude notariale. Il connaît chaque client et chaque dossier à partir du logiciel métier, de la boîte mail et des documents de l’étude. Pour une due diligence, il prépare l’inventaire, les faits sourcés, les contradictions, les pièces à demander et la prochaine action. L’équipe vérifie le résultat et valide la suite.

Ce qu’une due diligence notariale doit produire

Le premier livrable n’est pas une longue synthèse. C’est une vue de contrôle qui distingue quatre catégories.

• Les faits établis, avec la pièce, la page et la date qui les prouvent.
• Les informations à confirmer, parce qu’elles sont anciennes, déclaratives ou incomplètes.
• Les contradictions, lorsqu’un nom, une qualité, une date, un montant ou une quote-part varie entre deux documents.
• Les absences, c’est-à-dire les pièces ou réponses attendues mais non retrouvées dans le périmètre analysé.

Une réponse utile doit aussi dire ce qu’elle n’a pas pu vérifier. Sans cette limite, une synthèse fluide peut donner l’impression trompeuse que le dossier est complet.

Cette séparation rejoint le principe d’exactitude du RGPD : une information inexacte doit pouvoir être identifiée et rectifiée, pas absorbée silencieusement dans une synthèse.

Les contrôles que l’IA peut préparer

Selon la nature du dossier, l’assistant peut réunir et comparer plusieurs familles d’éléments.

1. Identité et capacité. Noms, dates, régimes, qualités, pouvoirs et pièces justificatives.
2. Objet de l’opération. Désignation, propriété, détention, prix, financement, conditions et événements antérieurs retrouvés dans le dossier.
3. Chronologie. Dates des pièces, échéances, demandes envoyées, réponses reçues et étapes encore ouvertes.
4. Cohérence documentaire. Écarts de montants, d’adresses, de quotes-parts ou de personnes entre les actes, annexes, formulaires et échanges.
5. Complétude. Liste des pièces attendues, pièces reçues, versions les plus récentes et éléments qui doivent être demandés.
6. Traçabilité. Source exacte de chaque fait repris dans la note de contrôle.

Pour les contrôles de vigilance, le guide LCB-FT de Tracfin destiné au notariat fournit des situations à risque et un cadre métier que l’outil ne doit pas remplacer par ses propres déductions.

Cette préparation fait gagner du temps uniquement si le collaborateur peut ouvrir immédiatement la preuve. La méthode pour vérifier une synthèse IA consiste justement à passer du résultat au document, puis du document au passage concerné.

Une méthode en six étapes

1. Définir le périmètre

Indiquez le dossier, les documents et les contrôles attendus. Une IA qui cherche dans tout l’espace de travail sans périmètre clair risque de mélanger deux affaires ou deux versions.

2. Construire l’inventaire

Listez les pièces reçues, leur date, leur version et leur rattachement. L’inventaire doit faire apparaître les doublons et les documents illisibles au lieu de les ignorer.

3. Extraire les faits avec leur source

Chaque fait reprend le document et le passage dont il vient. Une information non sourcée reste une hypothèse, même si elle paraît vraisemblable.

4. Comparer les pièces

Les écarts sont présentés sans correction automatique. Le collaborateur choisit la bonne donnée ou demande une confirmation.

5. Préparer les questions et les actions

L’IA peut proposer la pièce à demander, le point à faire confirmer ou la relance à préparer. Rien n’est envoyé sans validation.

6. Faire relire et décider

Le notaire ou le collaborateur qualifie les constats, complète les contrôles réglementaires et décide de la suite. Le rapport de préparation ne devient pas un avis juridique par changement de titre.

Due diligence d’un dossier et audit patrimonial : la différence

La due diligence vérifie un périmètre défini avant une opération ou une décision. L’ audit patrimonial notarial reconstitue plus largement la situation familiale, les actifs, les passifs, les modes de détention et les projets du client afin de préparer le conseil.

Les deux démarches partagent les mêmes exigences : fraîcheur de l’information, distinction entre fait et déclaration, conservation de la source et intervention du professionnel. Elles ne répondent pas au même moment ni à la même question.

Comment Mibba prépare cette revue

Mibba travaille sur les documents, les e-mails et les informations du logiciel métier auxquels l’étude lui donne accès. Sur un dossier défini, il peut :

1. dresser l’inventaire des pièces reçues et attendues, détecter les doublons et les versions illisibles ;
2. constituer une partie du dossier depuis les bases publiques utiles, notamment le cadastre, le BODACC et les données d’urbanisme ;
3. comparer les identités, les montants, les quotes-parts, les plans et les documents longs ;
4. signaler une contradiction, une pièce falsifiée ou une information impossible à confirmer ;
5. préparer la demande de pièce, la relance ou la prochaine action à soumettre à l’équipe.

Chaque résultat renvoie au document et au passage d’origine. La revue peut ainsi être reprise par le collaborateur sans relire indistinctement l’ensemble du dossier.

Mibba ne qualifie pas seul le risque, ne valide pas la conformité d’un dossier et ne signe rien. Il lit aujourd’hui le logiciel métier par son API officielle, mais n’y écrit pas encore. Une relance, un classement ou une prochaine action reste une proposition soumise à l’équipe. Les usages quotidiens sont détaillés dans le guide de l’assistant IA pour étude notariale.

Les signaux qui doivent interrompre l’automatisation

Une revue humaine approfondie est nécessaire lorsque les sources se contredisent, qu’une pièce essentielle manque, que la qualité d’une partie est incertaine ou que la situation sort des modèles habituels de l’étude. L’assistant doit alors remonter le point, pas inventer la continuité du dossier.

La CNIL rappelle que l’usage d’un système d’IA doit être documenté et proportionné au risque. Pour l’étude, cela signifie notamment limiter le périmètre de lecture, gérer les droits, conserver les traces utiles et organiser la validation humaine.