L'audit patrimonial reconstitue une situation, vérifie la fraîcheur des informations et prépare le conseil. Dans une étude, sa matière est souvent déjà dispersée entre les actes, les dossiers, les rendez-vous et les échanges avec le client.
Que doit contenir un audit patrimonial notarial ?
Un audit utile commence par une photographie structurée du client et de son environnement. Il réunit au minimum :
- la situation familiale, le régime matrimonial et les personnes concernées par une transmission ;
- les actifs et passifs, avec leur valeur connue et la date de cette valeur ;
- les modes de détention, notamment la pleine propriété, l'usufruit et les quotes-parts ;
- les sociétés et les liens entre les personnes physiques et morales ;
- les donations, successions, acquisitions, cessions et engagements passés ;
- les projets exprimés par le client, avec leur horizon et leurs contraintes.
Cette vue ne remplace pas la qualification du notaire. Le rôle du notaire reste d'apporter la sécurité juridique, l'authenticité et le conseil adapté.
Reconstituer la situation à partir des dossiers existants
La matière patrimoniale vit rarement dans une fiche unique. Un acte de donation décrit une opération passée, un dossier immobilier précise un mode de détention, un mail mentionne un projet, tandis qu'un rendez-vous apporte une information familiale plus récente. L'audit doit relier ces éléments sans les présenter comme équivalents.
Chaque fait doit donc conserver trois attributs : sa source, sa date et son niveau de fiabilité. Un acte signé ne vaut pas une estimation ancienne. Une intention exprimée par mail n'est pas un projet validé. Une adresse datant de dix ans doit être confirmée.
Observation terrain
Dans huit cas sur dix observés, les coordonnées du client ne sont pas mises à jour à la clôture du dossier. L’acte contient une information plus récente, mais la fiche reste un annuaire incomplet.
Le premier livrable est une carte lisible de ce que l'étude sait, ignore ou doit actualiser.
Du tableau à la cartographie patrimoniale familiale
Une liste d'actifs montre des valeurs. Une cartographie montre les relations qui expliquent ces valeurs : qui détient quoi, avec qui, à travers quelle société et selon quel démembrement. Elle rend visibles les enfants, les conjoints, les sociétés interposées, les donations passées et les biens détenus ensemble.
Cette représentation aide à préparer le rendez-vous d'un client suivi depuis plusieurs années, sans rouvrir chaque dossier et en gardant l'accès aux documents d'origine.
Observation terrain
Reconstituer l’historique complet d’un ancien client pouvait mobiliser une journée dans le logiciel métier. Les collaborateurs interrogés demandent d’abord une fiche synthétique avec la famille, les opérations passées et un organigramme vérifiable.
Préparer l'audit plus vite sans déléguer le conseil
Retrouver les actes, ressaisir les données, vérifier les liens et construire les tableaux occupent une part importante du temps de préparation.
Observation terrain
Un audit demandait environ deux heures lorsqu’il était préparé manuellement. Une fois les données structurées dans un outil spécialisé, la même matière pouvait être réunie en une dizaine de minutes.
Ce repère n'est pas une promesse universelle. Une situation complexe ou contradictoire demandera plus de travail. Le gain recherché consiste à réserver l'analyse aux points qui exigent l'expertise du notaire.
Mibba peut préparer la fiche, le schéma familial, l'inventaire des actifs et passifs, les points d'attention et les questions à approfondir. Chaque information renvoie à l'acte, à la pièce ou à l'échange dont elle provient. Le notaire vérifie, complète et construit les préconisations.
Faire de l'audit un point d'entrée vers le conseil
Un audit peut faire apparaître une donation à anticiper, une transmission à organiser, un mode de détention à réexaminer ou une situation familiale à actualiser. Il peut aussi conclure qu'aucune action n'est nécessaire. Sa valeur vient de la pertinence du diagnostic, pas du nombre d'actes proposés.
La sollicitation personnalisée est autorisée lorsqu'elle apporte une information utile et sincère, avec discrétion et dans le respect du secret professionnel. Le cadre exclut les démarches dénigrantes, trompeuses ou comparatives. Mibba ajoute une précaution : la raison précise remonte au gestionnaire, qui décide si un contact est opportun.
Comment Mibba prépare un audit patrimonial
Mibba relie les dossiers passés et présents, les actes, les documents et les échanges auxquels l'étude lui donne accès. À partir de cette matière, il peut :
- identifier les personnes, les sociétés et les relations familiales connues ;
- structurer les actifs, passifs, valeurs, quotes-parts et démembrements ;
- afficher la source et la date de chaque information ;
- signaler les contradictions, les données anciennes et les pièces manquantes ;
- préparer une cartographie patrimoniale familiale ;
- proposer les questions à poser et les clients dont la situation mérite un nouvel examen.
Mibba ne signe rien, ne choisit pas une stratégie et ne contacte pas le client seul. Il lit aujourd'hui le logiciel métier par son API officielle, mais n'y écrit pas encore. Les partenariats d'écriture sont en cours avec Septeo, Fiducial et Fichorga. Les données sont hébergées en France et ne servent jamais à entraîner un modèle. Les principes de protection des données restent ceux rappelés par la CNIL pour les systèmes d'IA.
Questions fréquentes
Un audit patrimonial peut-il être entièrement automatisé ?
Non. La collecte, la structuration et la préparation peuvent être accélérées. La vérification des sources, l'entretien, la qualification juridique et la préconisation restent sous la responsabilité du notaire.
Faut-il demander à nouveau toutes les informations au client ?
Pas nécessairement. Commencez par les actes, dossiers et échanges déjà détenus par l'étude. Le rendez-vous sert ensuite à confirmer ce qui est ancien, compléter ce qui manque et préciser les projets du client.
Comment éviter de travailler avec des données patrimoniales obsolètes ?
Chaque information doit afficher sa source et sa date. Une donnée ancienne n'est pas supprimée, mais signalée comme devant être confirmée. Le client et le notaire peuvent ainsi distinguer les faits établis des éléments à actualiser.
Mibba contacte-t-il automatiquement les clients à auditer ?
Non. Mibba présente au gestionnaire le client concerné, la raison et les sources disponibles. Le gestionnaire décide de la prise de contact, du moment et du conseil à proposer.