Classer un e-mail Outlook dans un dossier notarial demande plus qu'un déplacement de fichier. Il faut décider si le message modifie le dossier, conserver le contexte de ses pièces jointes et vérifier que le bon dossier a été identifié.
Ne pas transformer la boîte mail en logiciel métier
La boîte de réception Outlook est un lieu de passage. Le dossier est le lieu où l'équipe doit pouvoir retrouver les échanges qui font foi ou expliquent une décision.
Tous les e-mails ne méritent donc pas d'être versés. Conservez ceux qui changent la compréhension de l'affaire : une confirmation, une pièce, une réserve, une nouvelle date ou une décision du client.
Observation terrain
Un clerc interrogé traitait quarante à cinquante e-mails par jour. Dans une autre étude, la boîte générale recevait environ trois cents messages quotidiens.
Garder la pièce jointe avec son sens
Une pièce jointe isolée perd parfois l'information la plus utile : pourquoi elle a été envoyée et ce que l'expéditeur attend. Lorsque le message apporte ce contexte, conservez-le avec la pièce.
Le classement doit également rendre visible la version du document. Un brouillon, une pièce signée et une version remplacée ne doivent pas être présentés comme équivalents.
Valider le dossier suggéré
Un assistant peut lire l'objet, le corps du mail, les correspondants et les pièces jointes pour proposer un rattachement. Cette proposition ne doit pas devenir un classement silencieux.
Avant de valider
Vérifiez le dossier suggéré, les pièces sélectionnées, leur version et la présence éventuelle de données qui concernent une autre affaire.
Avant de confirmer, posez trois questions :
- ce message change-t-il la compréhension du dossier ?
- une autre personne devra-t-elle le retrouver pour justifier une décision ?
- la prochaine action est-elle claire après sa lecture ?
Mibba prépare le rattachement et le travail déclenché par le message à partir de la boîte mail et des dossiers connus. Le collaborateur valide le classement. Cette distinction entre proposition et décision fait partie des principes du guide Notaire IA.